1. 가이드의 목적

 

• 이용자들이 효과적으로 소장기록을 검색하여 활용할 수 있도록 서울기록원 카탈로그의 의미와 구조, 활용방법을 제공한다.

2. 서울기록원 카탈로그는 무엇인가

기록과 카탈로그(Catalog)
 

• 카탈로그의 의미를 파악하기 위해서는 기록의 생산과 관리방식을  먼저 이해할 필요가 있다.
• (1) 기록은 업무(business)와 활동(activity)의 과정 중에 또는 그 결과로 생산된다. 즉, 기록은 업무와 활동의 증거적.정보적.내용적 반영물이다. 따라서 기록은 하나 하나의 낱개보다는 업무와 활동의 과정에서 생산된 일련의 기록 묶음으로 존재할 때 그 업무와 활동을 더 잘 이해할 수 있게 해준다. 이런 이유로 기록은 집합적으로 관리되고 이용제공된다.
  • 예를들어, 아래와 같이 특정 업무가 p1-p5 순으로 프로세스가 진행되었다면, 해당 업무의 전모를 파악하기 위해서는 각 프로세스에서 생산된 기록을 함께 보아야 한다. 이를 위해 서울기록원은 생산맥락을 고려하여 몇 개의 프로세스를 하나의 기록묶음(기록철)으로 구성하고, 구성된 기록묶음을 특정 업무 전체를 아우르는 더 큰 기록묶음(시리즈)으로 구성하게 된다.

 

• (2) 기록은 기안문, 회의자료, 인화시진 등 기록물 그 자체인 기록객체(Archival Materials)와 기록객체에 대한 내용적, 구조적, 맥락적 정보를 제공하는 기술정보(Descriptive Information)로 구성된다. 
  • 만약 기록객체만 존재하면 언제, 누가, 무엇을 위해, 어디에서, 어떻게 생산했고, 그 이후 어떻게 보존.관리되었는지 알 수가 없다. 이런 이유로 서울기록원과 같은 아카이브에서는 기록객체의 안전한 보존.관리뿐만 아니라 그에 대한 정보를 효율적으로 획득하고 제공하기 위한 노력을 기울이고 있다.

서울기록원 카탈로그(Catalog)의 의미
 

• 카탈로그는 기술정보(descriptive information)의 구조화된 체계로서 소장기록에 대한 지적통제의 도구이자 이용자들을 위한 검색도구로 역할한다. 즉, 기록이 어떻게 만들어지고 관리.보존되어 왔는지, 그리고 어떤 방법으로 활용할 수 있는지를 알려준다.
• 기술정보(descriptive information)의 구조화된 체계로서의 카탈로그는 앞서 언급한 기록과 기록관리의 특성을 반영하여 집합적이고 계층적인 구조를 갖고 있으며, 온라인에서의 효율적인 검색을 위해 기술정보를 세분화 하고 긴밀히 연계되도록 구현되어 있다.

 

• 카탈로그는 기록 조직화(분류.정리)와 기술(description) 업무의 산출물이자 그 결과이다.
  • 기록을 집합적으로 조직(grouping, classification)하고, 조직된 기록 사이의 선후, 상하관계 등 계층적 질서를 부여(arrangement)하며, 기록의 생산.관리 맥락에 따라 기술정보를 획득.작성하는 과정은 서울기록원과 같은 아카이브에서는 핵심 업무이다.
  • 기록 조직화(분류.정리) : 기록을 있게 한 업무(business)와 활동(activity)이 잘 드러날 수 있도록 기록을 분류하고, 분류된 기록을 논리적.물리적 질서에 따라 조직화 한다. 조직된 기록묶음에 선후, 상하관계 등 계층적 질서 부여한다. 기록 조직화와 계층질서 부여는 서울기록원으로 기록이 이관된 이후 수행되기도 하고(예를 들어, 공공기록의 경우 기록 시리즈 구성), 일부는 기록 생산단계에서 수행된 결과를 이관 이후 카탈로그에 그대로 반영한다(기록관리에서는 이를 “원질서존중”이라 부른다).
  • 기술 : 기록이 생산.축적.관리된 내용과 맥락, 기록의 구조를 효과적으로 전달하기 위해 기술정보(descriptive information)의 각 메타데이터를 생성하고 표출함으로써 비로소 이용자들에게 전달된다.

서울기록원 카탈로그의 특징
 

• 통합검색 서비스 제공 (an integrated service)
  • 서울기록원은 서울기록화를 위해 서울시 본청, 본부/사업소 등의 공공기관에서 생산하는 공공기록 뿐만 아니라 민간영역에서 생산된 非공공기록도 적극 수집하여 소장하고 있다. 서울기록원 카탈로그는 공공기록과 非공공기록 모두를 포괄하고 있으며, 통합검색이 가능하다.
  • 서울기록원 카탈로그는 기록의 유형(문서, 카드도면, 도서간행물, 사진그림, 박물 등), 전자적 형태(전자기록, 비전자기록)와 관계없이 모두 통합검색이 가능하다.
• 다양한 기관에 소장된 기록에의 접근 제공 (a single point of access)
  • 서울기록원은 서울기록화를 위해 다양한 기록 소장기관과의 네트워크 구축과 협업을 핵심 과제로 설정하고 있다. 이에 서울기록원의 수집정책은 기록의 물리적 소장에 머물지 않고, 서울기록원 외부 소장기관에서 관리되는 기록의 포착과 통합제공을 목표로 한다.
  • 서울기록원 카탈로그는 서울기록원 소장기록과 함께 서울기록원 외부 기관에서 소장하고 있는 기록목록을 통합제공하도록 구현되어 있다. 
• 긴밀한 기록연계를 통한 기록의 발견 가능성 확대
  • 통합검색 서비스와 다양한 기관의 소장기록 접근이 가능하도록 서울기록원은 기록의 연계에 큰 노력을 기울이고 있다.
  • 이를 위해 ‘단체와 기관’ ‘인물’ ‘업무기능’ ‘공간/지역’ ‘주제’ 등의 전거데이터와 ‘소장처’ 정보를 꾸준히 축적하며, 이를 통해 흩어져 있는 기록을 연계하고 있다.
• 카탈로그 프로젝트
  • 카탈로깅 과정과 절차는 꽤 지난하다. 기록 조직화를 위한 기준(업무기능 등의 생산맥락)이 명확하지 않은 기록의 경우에는 더더욱 그러하다.
  • 서울기록원은 소장기록의 발견가능성을 확대하고 기록활용의 효능감을 높이기 위해서 카탈로그를 지속적으로 개발하고 정보를 축적해나갈 예정이다.
  • 이를 위해, 2018년 시범사업을 거쳐 2019년부터 매년 카탈로그 프로젝트를 수행하여 그 결과를 서울기록원 카탈로그에 반영하고 있다. 

3. 서울기록원 카탈로그의 구조

 

• 기술정보(descriptive information)의 구조화된 체계로서의 카탈로그는 효율적인 검색과 정보의 재활용을 위해 기술정보를 세분화 하고 긴밀히 연계되도록 구현되어 있다.
• 서울기록원 카탈로그의 기술정보는 다음과 같이 구성되어 있다.

 

 

• 아래는 서울기록원 카탈로그 기술정보간의 연계가 구현된 모습이다.
  • 기술정보의 상세페이지에서 서로 연계된 기술정보로 바로 이동이 가능하다.

4. 서울기록원 카탈로그를 활용하여 기록찾기

탐색(Browse)를 통한 검색

 

• 카탈로그를 구성하는 기술정보(descriptive information)별로 탐색(Browse)를 제공한다.

 

• 탐색(Browse)은 기술정보 유형별로 검색필터를 제공한다. 검색필터를 활용하여 검색결과를 좁혀나갈 수 있다.
  • "기록기술" 탐색(Browse)를 선택했을 경우

 
 

• "조직과 단체" 탐색(Browse)를 선택했을 경우

키워드 검색
 

• 서울기록원 카탈로그 메인페이지의 검색창에서 “전체 정보유형”을 선택한 후 키워드를 입력하고 검색을 하면, 모든 유형의 기술정보 검색결과를 확인할 수 있다.
  • 예를 들어, “도시”를 키워드로 입력하고 검색하면, 검색결과 페이지에 기록기술 25,960개, 전거데이터(주제) 12개, 전거데이터(조직/단체) 1,229개, 전거데이터(업무기능) 12개를 확인할 수 있다.
  • 이 중 특정 정보유형을 선택하면, 정보유형별 검색필터가 나타나고 이를 활용하여 좀 더 자세한 검색결과를 도출할 수 있다.

 

• 서울기록원 카탈로그 메인페이지의 검색창에서 특정 기술정보 유형을 선택한 후 키워드를 입력하고 검색을 하면, 해당 기술정보의 검색결과를 확인할 수 있다.
  • 예를 들어, “기록기술” 유형을 선택한 후 “도시”를 키워드로 입력하고 검색하면, 검색결과 페이지에 기록기술 25,960개가 확인되고, 기록기술의 검색필터도 함께 나타난다.
  • 기록기술 탐색(Browse)를 통한 검색 후 해당 탐색 페이지에서 “결과내검색”을 통해 키워드 검색을 추가한 결과와 동일하다.

5. 서울기록원 온라인 서비스와 카탈로그

조사연구가이드와의 연계
 

• 서울기록원 조사연구가이드는 소장기록의 검색과 활용을 보다 촉진하기 위해 소장기록에 대한 주제별, 소장기록 유형별, 이용자유형별 가이드 형식으로 제공되는 온라인콘텐츠의 일종이다.
• 조사연구가이드는 카탈로그의 모든 기술정보 유형과 긴밀히 연계되어 있다. (단, 현재 카탈로그에서 조사연구가이드로 직접 연결은 가능하지 않다)

기록콘텐츠와의 연계
 

• 서울기록원의 온라인 전시, 콘텐츠 등은 소장기록을 활용하여 구성된다. 조사연구가이드와 마찬가지로 전시, 콘텐츠와 카탈로그를 연계하여 제공할 예정이다.